2012 tarihli Avusturya ICT Konsolidasyon Yasası, federal hükümet ile devlet daireleri için mal ve hizmet sözleşmesi yapan sözleşme ortaklarının eFatura düzenlemesini zorunlu kılmaktadır.
2014/55 sayılı AB Direktifi Avusturya hukukuna aktarımı Federal Tedarik Yasası’nın (Bundesvergabegesetz-BVergG 2018) Elektronik faturaların alınması ve işlenmesi başlıklı 368'inci maddesinde yer almaktadır. Bu maddeye göre, eşiğin üzerinde olan satın alınan mal ve hizmetlere ilişkin işlemlerde XML biçiminde ve EN 16931 Standardına uygun olarak eFatura düzenlenmesi zorunludur.
Şirketler için Hizmet Kapısı (Unternehmensserviceportal)
Avusturya hükümeti çevrimiçi bir platform olan Unternehmensserviceportal — USP’yi geliştirdi. Portale kayıt olan şirketler birçok finansal işlemi dijital biçimde yönetebilir. Bununla beraber, portal sayesinde vergi beyannamesi verebilir, sosyal sigorta ödemeleri ile birçok verginin ödemesi kolaylıkla yapılır.
Avusturya’daki çözüm sağlayıcılar, eFatura göndermek için diledikleri eFatura platformunu seçebilir. Ülkede eFatura oluşturan 60 kadar yazılım sağlayıcı firma vardır. Birçok AB ülkesinde olduğu gibi, Avusturya’da da PEPPOL kullanan eDelivery uyum çözümleri vardır. Bununla birlikte, eFatura sunulurken gerekli kimlik doğrulama hizmetlerini USP sağlar. Diğer yandan, E-rechnung.gv.at adresi de eFaturanın kamu sektörüne veri aktarım yöntemiyle iletilmesini gerçekleştirir. Avrupa standardı EN 16931 veri modeli, UBL 2.1 ve CIID16B sözdizimleri için uygundur. Temel alınan AB Direktifi 2014/55, tüm üye ülkelerdeki tüm birincil kamu idaresi organlarını 18 Nisan 2019'dan itibaren bu formatlarda eFatura kabul etmeye zorlamaktadır. Ancak bu, sözleşme ortağına eFatura gönderme yükümlülüğü getirmez.
Ek olarak, Federal Ekonomi Odası, faturaların federal kurumlara otomatik elektronik iletiminin gerçekleştirilebileceği USP’ye bağlı hizmet operatörlerinin bir listesini tutar.
Bundesbeschaffung GmbH
BBG (Bundesbeschaffung GmbH) Avusturya’nın federal kamu alım ajansıdır. BBG bakanlıklar, federal eyaletler, şehirler ve belediyeler ile sağlık sektöründeki taşeron şirketler, üniversiteler ve kurumlar için güvenilir satın alma ortağıdır.
BBG portali aracılığıyla müşteriler ve tedarikçiler tüm BBG hizmetlerini tek bir kayıt ile kullanılabilirler. BBG’de yapılan sözleşmeler üzerinden komisyon alan ekonomik aktörler, faturalarını BBG eFatura portalına göndermek zorundadır. BBG, faturalardaki istatistiksel verileri değerlendirmek için yasal yükümlülüğe sahiptir. BBG fatura portalı, federal hükümet eFatura hizmetine bağlıdır. Bu hizmet (E-Rechnung.gv.at) eFaturaların teslimi kullanıcı için ücretsizdir.
eFatura alma ve işleme yaklaşımı
Avusturya federal hükümeti, aşağıdaki çözümlerle desteklenen ekonomik aktörlerden eFatura alır ve işler:
- Federal Hükümet, doğrudan bir eFatura yüklemesi, web formu veya bir web hizmeti bağlantısı aracılığıyla manuel eFatura oluşturma yoluyla oluşturulan eFaturayı alır.
- USP, e-Faturaların sunulması için gerekli kimlik doğrulama hizmetlerini sağlar ve elektronik imzaların daha fazla kullanılmasını gerektirmez.
Böylece şirketler, USP kimlik doğrulaması yaptıktan sonra E-rechnung.gv.at üzerinden veya iletimi yöneten bir çözüm sağlayıcı aracılığıyla kâğıt, e-posta, PDF vb. olarak e-Fatura gönderir. USP’ye bağlı olan çözüm sağlayıcılar, bireysel kayıt gerekmeden müşterilerinin faturalarını iletebilir.
Gönderimden sonra, eFaturalar otomatik olarak oluşturulan PDF olarak saklanır. Bunu, fatura alındı belgesinin otomatik olarak önceden alınması izler. eFatura işleme, federal bütçeleme ve defter tutma sistemi sürecine entegre edilmiştir. Kamu idareleri tarafından alındıktan sonra, eFaturalar, kamu idarelerinin iş akışına ve temel sistemlerine bağlı otomatik ve bütünleşik sistemler aracılığıyla federal düzeyde işlenir.
eFaturaların işlenmesi otomatikleştirilmiş ve federal hükümete bütünleşik olsa da diğer kamu kurumları için büyük farklılıklar göstermektedir. Örneğin, kuruluşların ERP sistemlerine sahip olmadığı durumlarda eFaturalar manuel olarak işlenir.
Alt-merkezi düzeydeki ihale makamlarında e-Fatura uygulaması
Alt merkezi düzeyde, e-Faturalandırma sistemi, 50.000 ihale makamı tarafından kullanılan Peppol’e dayanmaktadır. eFaturaların alt-merkezi düzeyde alınması kanunla düzenlenmemiştir. Federal hükümet çözümü olan eRechnung.gv.at’a gönüllü olarak alıcı olarak katılmakta veya çözümlerini uygulamakta özgürdürler.