Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur Regulierung der e-Rechnungsstellung bei der öffentlichen Auftragsvergabe innerhalb der Union hat die digitale Transformation in der gesamten EU-Region beschleunigt. Im Zusammenhang mit der Reform der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC), die es den Steuerbehörden ermöglicht, Mehrwertsteuerpflichten schneller einzuziehen und Mehrwertsteuerbetrug effizienter zu bekämpfen, haben die europäischen Länder die Transformation neben der Rechnungsstellung von Business-to-Government (B2G) schrittweise auf Business-to-Business (B2B) und sogar Business-to-Consumer (B2C)-Abrechnung. Italien war das erste EU-Land, das den Übergang vollständibg abgeschlossen hat, indem es ab 2019 elektronische Rechnungen für alle Transaktionsarten obligatorisch machte.
Polen gehört zu den EU-Ländern, die nach dem Vorbild Italiens das zentrales Abfertigungsmodell einführen. In diesem Zusammenhang hat die polnische Regierung im April 2019 eine zentrale Plattform namens “PEF” (Platforma Elektronikznego Fakturowania) für die Umsetzung der B2G-Rechnungsstellung und eine weitere Plattform “KSeF” (Krajowy System e-Faktur) für die Umsetzung von B2B eingeführt und B2C-Rechnungsstellung im Oktober 2021.
Die obligatorische Umstellung auf e-Rechnung im B2G-Rechnungswesen wurde bereits 2019 abgeschlossen. Die Umstellung auf B2B-E-Rechnung hingegen wird ab dem 1. Januar 2024 obligatorisch sein.
B2B-Rechnungen
Polen unternimmt schrittweise Schritte, um sicherzustellen, dass der Übergang zur neuen Regelung und die Anpassung der Steuerzahler reibungslos verlaufen. Zu diesem Zweck hat die Regierung im Oktober 2021 zunächst die Testphase eingeführt und ab Januar 2022 mit der Umsetzung des freiwilligen eRechnungsmodells begonnen, bei dem die Zustimmung des Empfängers erforderlich ist.
Die Europäische Kommission hat den Antrag der polnischen Regierung genehmigt, eine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen umzusetzen, die am 30. März 2022 über das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) verarbeitet werden. Mit Zustimmung der Kommission wurde dies im Juli dieses Jahres beschlossen Polen wird ab dem 1. Januar 2024 auf die obligatorische e-Rechnungsstellung umstellen.
Der Umfang der Verpflichtung beschränkt sich auf auf dem Gebiet Polens ansässige Steuerpflichtige für alle Transaktionen, die die Ausstellung einer Rechnung nach polnischem Mehrwertsteuerrecht erfordern.
Die Motivation der Regierung für die Einführung dieser Verpflichtung besteht darin, die Mehrwertsteuererhebung zu erleichtern, Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und die öffentliche Digitalisierung zu beschleunigen. Das neue System wird auch Steuerzahlern Vorteile bieten, wie z. B. die Möglichkeit, den Rechnungsstatus einzusehen, die Rechnungen sicherer und kostengünstiger zu archivieren sowie die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu erhöhen und die Erfüllung von Steuerpflichten zu vereinfachen. Die Regierung fördert auch Übergänge, indem sie die Mehrwertsteuerrückerstattung beschleunigt, das Zeitintervall von 60 auf 40 Tage verkürzt und die Unternehmen von der Einreichung von JPK_FA-Dateien befreit.
Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung (KSeF)
Im Oktober 2021 änderte die polnische Regierung das Mehrwertsteuergesetz und führte das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem (KSeF) als Teil des zentralen Abrechnungsmodells ein, das als Vermittler beim Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen fungiert.
- Unternehmen können eines der öffentlich verfügbaren Mittel verwenden, um den Benutzer zu authentifizieren.
- KSeF ermöglicht das Ausstellen, Versenden, Empfangen, Verarbeiten, Archivieren und Kontrollieren von strukturierten E-Rechnungen.
- KSeF stellt sicher, dass jede Rechnung mit einem Zeitstempel und einer KSeF-Rechnungsnummer versehen ist.
- Rechnungen können vom Portal im XML- oder PDF-Format heruntergeladen werden.
- Das Portal archiviert elektronische Rechnungen zehn Jahre lang.
- Unternehmen können auch strukturierte elektronische Rechnungen in ihren ERP-Systemen erstellen und über eine Anwendungsprogrammschnittstelle (API) an die KSeF senden.
Rechnungsstruktur
Die strukturierte Rechnung nimmt das XML-Format an, das mit der im Mehrwertsteuergesetz definierten logischen Struktur der E-Rechnung FA (1) konform ist. Es enthält detaillierte Informationen, von denen viele optional sind. In der freiwilligen Phase werden die E-Rechnungen mit Papierrechnungen koexistieren und deren Versand von der Zustimmung des Empfängers abhängig sein.
Authentifizierungstypen
Es gibt vier öffentlich verfügbare Mittel, um den Benutzer zu authentifizieren:
- Qualifizierte elektronische Signatur
- Qualifiziertes elektronisches Siegel
- Vertrauenswürdige Signatur
- Ein einzigartiges Token, das von KSeF generiert wird
Melasoft e-Rechnungspaket für Polen
Melasoft-Zusatzpakete werden unter dem Melasoft-eigenen Namensraum erstellt und beeinträchtigen daher nicht die üblichen Geschäftsprozesse des SAP- oder anderer ERP-Systeme. Die Benutzer des SAP-Moduls unternehmen die gleichen Schritte wie zuvor, und das Melasoft-Add-on extrahiert automatisch die erforderlichen Informationen, um die E-Rechnung im strukturierten XML-Format zu erstellen, wie es die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorschreibt. Durch die Übergabe des Pakets an Ihr ERP-System entfällt die Arbeitsbelastung des Benutzers im KSeF-Portal.
E-Rechnungsprozesse
- Ausgangscockpit
Wenn die Rechnung im ERP-System des Kunden erstellt wird, werden die erforderlichen Informationen extrahiert und automatisch eine XML-Datei im Format FA (1) erstellt. Wenn die Rechnung in unserem Ausgangscockpit abgelegt wird, haben Sie die Möglichkeit, sie zu überwachen (sowohl im XML- als auch im PDF-Format), Notizen/Anhänge hinzuzufügen und die Rechnung zu löschen oder über die Vermittlungsdienste von KSeF an den Empfänger zu senden. Nachdem die Rechnung im KSeF-Portal ausgewertet wurde, wird der Status im Cockpit aktualisiert. Wenn Ihre Rechnung aus irgendeinem Grund nicht validiert wird, wird der Status entsprechend geändert und Sie können den Ablehnungsgrund aus dem Portal überwachen. Wenn die Rechnung validiert ist, wird sie in den Posteingang des Empfängers übertragen.
- Eingangscockpit
Unser Paket zieht eingehende E-Rechnungen aus dem KSeF in das Melasoft Inbound Cockpit. Die verfügbaren Informationen werden aus der eingehenden XML-Datei extrahiert, um sie in die ERP-Bildschirme des Kunden zu parsen. Sie haben die Möglichkeit, die E-Rechnung im XML/PDF-Format anzuzeigen, zu steuern, den Status zu prüfen, herunterzuladen und zu versenden.
