1. Einleitung
In diesem Artikel werden wir versuchen, die SAF-T-Prozesse in Portugal und die an diesen Prozessen beteiligten öffentlichen Verwaltungen zu bewerten.
Wie in anderen EU-Ländern ist die Umsetzung und der Empfang elektronischer Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftragswesen in Portugal im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55 geregelt. Es wurde von Portugal mit der Änderung des Gesetzes über öffentliche Auftragswesen Nr. 111-B / 2017 vom 31. August in den Rechtsrahmen übertragen. Die Aufgaben der Verwaltung und Koordination des E-Rechnung-Prozesses werden von ESPAP (Abteilung für Dienste der öffentlichen Verwaltung) wahrgenommen. Das von Portugal gewählte Modell ermöglicht es lokalen Organisationen, ihre eigene elektronische Rechnungslösung zu wählen. Es ist auch ein dezentrales Modell, das die von ESPAP bereitgestellte Lösung verwendet.
2. Was ist SAF-T?
Das portugiesische Finanzministerium hat eine zusätzliche Anforderung geschaffen, die sicherstellt, dass für jede erstellte Rechnung (elektronisch oder nicht) ein elektronisches Dokument (SAF-T- Standard Audit File — Tax) ausgestellt wird, das dem Finanzamt vorgelegt werden muss, bevor es den Kunden*innen vorgelegt wird. Das SAF-T ist eine Spezifikation für eine computerlesbare Datei, die Buchhaltungsdaten aus dem ursprünglichen Buchhaltungssystem in ein vorgegebenes, von XML abgeleitetes Format überträgt und für Finanzbehörden zur Außenprüfung verfügbar macht. Unabhängig vom mit SAF-T verwendeten Programm können Transportdokumente und -belege in einem gemeinsamen und lesbaren Format ausgestellt werden, ohne die interne Struktur oder Funktionalität der Programmdatenbank zu beeinträchtigen.
2.1.SAF-T Portugal Edition (PT)
Die SAF-T Portugal Edition (PT) -Datei wurde 2013 auch als Grundlage für die regelmäßige Übermittlung von Rechnungs- und Logistikdaten an die Steuerbehörden durch die Steuerzahler verwendet (über die Website für elektronische Rechnungen). Die SAF-T (PT)-Datei soll die Sammlung relevanter Steuerdaten in elektronischer Form durch Steuerinspektoren erleichtern, um die Steuererklärungen der Steuerzahler zu unterstützen und / oder Buchhaltungsunterlagen zu analysieren. In dieser Hinsicht erfordert das SAF-T (PT) -Dokument eine XML-Struktur. Es gibt kein bestimmtes Format für den Rechnungsstatus. Interessenten können sich bereit erklären, bestehende Standards (EDIFACT, X12, XML) zu verwenden. SAF-T muss auf einem Computersystem hergestellt werden, das von der portugiesischen Steuer- und Zollverwaltung (Autoridade Tributária e Aduaneira — AT) genehmigt wurde. Es muss über öffentliche Netzwerkdienste deklariert werden. Die an die Kunden*innen zu sendende Rechnung muss die SAF-T-Datei und einen eindeutigen Code enthalten, der mit der Antwort von AT erhalten wurde. Dieser Code enthält die Signatur der vorherigen Rechnung, sodass Rechnungen nacheinander garantiert werden.
2.2 Übermittlung von finanziellen und logistischen Informationen an AT in der portugiesischen Version von SAF-T
Im Jahr 2008 wurde die Verpflichtung zur Erstellung einer Standardprüfungsdatei für Steuerzwecke (SAF-T (PT)) für Organisationen mit Hauptsitz eingeführt, um eine effizientere Steuerprüfung durchzuführen und die Zeit mithilfe technologischer Tools zu verkürzen. Im Jahr 2011 startete die portugiesische Steuer- und Zollverwaltung (AT) ein Zertifizierungsprogramm für Rechnungs- und Logistiksoftware. Im Jahr 2013 begann die monatliche Benachrichtigung zum AT über Rechnungen, Belege und Transportdokumente. Im Jahr 2014 begannen “Rechnungslotto”-Anwendung die Rechnungsnachfrage der Endbenutzer für Erhöhung. Im Jahr 2015 begannen die monatliche Benachrichtigung der Arbeitsdokumente und die Inventarbenachrichtigung zum Jahresende an AT.
Es ist möglich, die Funktionsweise von SAF-T (PT) zusammenzufassen: Verkaufsrechnungen (documentos comerciais a clientes), Transportdokumente (documentos de transporte) und Kundenzahlungen werden direkt im Buchhaltungssystem erfasst. Aus den im Buchhaltungssystem verarbeiteten Daten wird eine Standard-SAF-T (PT) -Datei im XML-Format erstellt. Diese Datei ist der Ursprung für die Steuererklärung. Alle diese Informationen werden an die letzte AT gesendet. Verkäufe werden über das Finanzportal (Portal das Finanças) an AT übertragen. Transportdokumente (Transportdokumente: Guia de Remessa, Guia de Transporte, Rechnung) werden an AT gesendet, nachdem eine Standard-SAF-T (PT) -Datei im XML-Format erstellt wurde.
